「なんでも引き受けてしまう部下」を守るために上司がすべき3つのこと

「彼から仕事をはがしてください」——同じチームのメンバーからそんな相談を受けたとき、正直、意味がわかりませんでした。その部下は、やる気十分、性格は穏やかで、責任感も強い。以前の部署で精神的に参ってしまい、私の部署に異動してきて半年。ようやく調子を取り戻してきたと思っていた矢先の出来事でした。

調べてわかった「闇の業務委託」の実態

詳しく話を聞いて、背筋が凍りました。

他のチームから様々な「厄介な仕事」を振られていて、本来の業務ができなくなっている。チームメンバーに迷惑をかけている状態だというのです。

本人に聞くと、「みんな大変だと言っているので……」と申し訳なさそうに答える。仕事を振った側のメンバーに確認すると、「1年前から彼に業務をお願いする話になっていました」との返答。

1年前？　彼はまだうちの部にいなかったぞ？

そう指摘すると、「以前の部署にいたときに、こっちで引き継ぐ話を決めていました」と悪びれもせず言うのです。

つまり、本人の知らないところで「あいつに押し付けよう」という話ができあがっていた。そして彼は、断れない性格を利用されて、どんどん仕事を抱え込んでいたわけです。

このタイプの部下が抱え込んでしまう原因は、いくつかのパターンがあります。

1. 「断る＝悪いこと」という思い込み
責任感が強すぎるがゆえに、「頼まれたら応えなければ」と考えてしまう。断ることで相手に嫌われる、評価が下がると恐れている場合もあります。

2. 自分のキャパシティを客観視できていない
「まだやれる」「なんとかなる」と思い込んでいるうちに、気づいたときには手遅れになっている。以前精神的に参ってしまったのも、この傾向が原因だったのかもしれません。

3. 周囲が「頼みやすい人」として利用している
今回のケースがまさにこれです。断らない人には、どんどん仕事が集まる。そして、それを見て見ぬふりをする組織の空気が、状況を悪化させます。

これは絶対にやるべきです。

私は仕事を振っていた他チームのメンバーを呼び出し、はっきり伝えました。「本人の了承なく、しかも上司である私に断りなく業務を押し付けるのは、組織として絶対に許されない」と。

今後、彼に仕事を依頼する場合は必ず私を通すこと。勝手に渡した仕事は即座に引き上げること。これを明確にルール化しました。

「断れない人を守る」のは、上司の仕事です。本人に「断れ」と言うだけでは解決しません。

彼本人には、こう伝えました。

「今後、誰かから仕事を頼まれたら、引き受ける前に必ず私に相談してくれ。断るかどうかは一緒に考えよう」

ポイントは「断れ」と言わないことです。断れないから困っているのに、「断れ」と言っても無理な話。だから「相談する」というワンクッションを入れる。これなら彼も実行しやすいし、私も状況を把握できます。

実際、この仕組みを入れてから、彼は「こういう依頼が来たんですが……」と報告してくれるようになりました。私が「それは断っていい」「それは受けてOK」と判断することで、彼の負担は明らかに減りました。

今回、同僚が「彼から仕事をはがしてください」と相談してくれたから、問題が発覚しました。これは本当にありがたかった。

だからチームには、「誰かが明らかにおかしい状況になっていたら、遠慮なく教えてほしい」と伝えました。本人が言い出せないことを、周囲が気づいて声を上げる。これがチームとして機能している証拠です。

「チクリ」ではなく「助け合い」。そういう空気を作っておくことが、同じ問題の再発防止につながります。

なんでも引き受けてしまう部下は、責任感が強く、優しい人が多い。だからこそ、周囲に利用されやすく、自分から「助けて」と言えない。

上司にできることは、本人に「断れ」と言うことではありません。

この3つで、「抱え込み体質」の部下を守ることができます。

以前の部署で精神的に参ってしまった彼を、同じ目に遭わせるわけにはいかない。そう思って動いた結果、今は本来の業務に集中できるようになり、表情も明るくなりました。

「守る」というのは、甘やかすことではありません。その人が潰れないよう、仕組みで支えること。それが上司の役目だと、改めて感じた出来事でした。